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2009年12月12日 (土)

purucorgi流「提案書作成術」

昨夜は11:00に就寝し、9時間半も寝てしまいました。
水曜日から提案書の作成を始め、金曜日の夕方提出。特に水曜、木曜の2日間で消費したエネルギーが昨夜に切れてしまったという感じです。

私の提案書の作成では、パソコンに向かって集中する期間は概ね2日です。その2日の内、最初の1日で8割仕上げることを目標にします。ここが勝負。

徹夜になろうが、ここで手を抜くと、後がグダグダになってしまう。だから提出日の2日前には8割出来上がっていないといけないということになります。

では、3日前までに何もしていないかというとそうではなく、ほとんどが全体の構成、調査、キーワードの落とし込みに使っています。

手順はこんな感じかな…

1.全体構成を決める
構成を決めて、PowerPointでページタイトルを全ページに入れます。

2.ポイントを書き込む
各ページにそのポイントを箇条書きにしてテキスト入力します。概ね3~4行。

3.コンテンツの調査
これまで提出した提案書やWebページから、提案書に盛り込むコンテンツを該当するページにコピペします。
この段階では、最終的にどのコンテンツを使用するかは判断せず、とにかくコンテンツをコピペすることに専念します。

4.キーワードの落とし込み
提案書の各ページのタイトルの下にキーワードを入れる場所を確保しておき、1~3までの過程で思いついたキーワードを入れ込んでおきます。文章にはしません。

5.初版の作成
1~4の過程で埋まったPowerPointファイルをコピーして、そのファイルで初版を作成します。ここではまだ図表や文章表現は不完全で構わない。とにかくポイントがまとまっていればいいのです。
概ねこれで80%できているというのが私の認識。

6.中間レビューの実施
担当SEも含め関係者全員で、初版のレビューを行います。プロジェクタを使いながら、流れを説明していきます。ここで徹底的に議論し、方向性を最終決定します。

7.第2版の作成
図表、文章表現、フォントの大きさ、色を考慮して全体を完成させます。6で修正が発生した場合は、それも盛り込みます。

8.最終レビュー
第2版を基に関係者を集めて最終レビューを行います。顧客へのプレゼンを端折った形で進めていき、変更点や誤植などを洗い出します。

9.最終版の完成
最終レビューでの変更点を基に最終版を仕上げます。Web上から転載した図表などがあれば、図表の下に転載元を記載しておきます。また最終ページには参考にしたサイトや、詳細確認のためのWebページがあればURLを添えて「特記事項」のページを追加しておきます。提出日の前日には完成しているのが理想的ですね。

10.提出
提案システムに使用する製品のカタログを添付して提出します。

今回の場合、1~4の過程で2日、5で1日、6~7で1日、8~9で1日と計5日かかりました。1~4の過程は余り集中してやりません。日常業務をこなしながら空き時間を利用して思いついたことを追加していくだけにしています。この構想段階で真剣に1ページ目からじっくり作成していくと、却って偏った提案内容になっていくからです。

理想は5で1日、6~9で1日です。この2日間で集中制作できるかどうかは、1~4の過程の充実度によるところが大きい。

今回手間取ったのは最終レビューで議論した後で、提案システムに使用するソフトウェアの変更を行ったからです。
顧客の予算が足りないこともあり、有償のソフトウェアを使用できないため、オープンソースを使用することにしたのですが、SouceForgeのサイトでの更新がここ2年全くないソフトウェアを使用することに抵抗がありました。SEは「これで行く」と言ってくれたのですが、私自身が不安になってきてしまいましたので、最終版を作成するのに1日近くかかってしまったという事情です。

情報収集力が不足していたんですね。大いに反省。

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IT試行錯誤」カテゴリの記事

コメント

お疲れさん!
今度、うちの会社の提案書も作ってほしいなあ。

>TAKAさん
そういうのがビジネスになるんならやってみたいもんです。
でも成約できなければ意味ないですもんねw

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