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2008年5月28日 (水)

Accessで社内開発したのはいいけれど…

基本的にエンドユーザが開発したシステムというのは長く使うことを前提に考えてはいけないと思っています。しかし、必要に迫られて、あるいは自分がアホらしい単純作業から逃れたいがために開発してしまったものってあるものですよね。
以前いた会社で片手間で開発したAccess版の「アルバイト応募者管理」と「社員食堂食券発行」の2つのシステムも、そんな事情で開発してしまったものです。退職時に「半年経ったら、いつ使えなくなるか分からないので、捨ててね」と部下に言い残してきたのですが、未だに動いているとのことです。
その会社では、パソコンはXP HomeEditonが大半でドメイン管理もされていない上、開発環境は全く無かったので、考えられる手段はAccessくらいしかなかったのです。

これら、こんなシステムです。

■アルバイト応募者管理
人事部門でのアルバイト応募者はシーズン前のピーク時でおよそ400名。これらを
・受付
・電話連絡
・採否決定
・内定通知、赴任案内送付
・着任準備
・雇用契約書作成
・ネームプレート作成
・従業員カード作成
  ・
  ・
と嫌になるくらい仕事が集中してしまいますので、受付時点からデータ化し、電話連絡、履歴書などから必要な情報を入れていくと、内定通知、赴任案内、雇用契約書、ネームプレートなど必要なものを必要な時に出力できるというシステムです。開発工数は5人日、Access VBA。

■社員食堂食券発行
以前は従業員カードで決済できたのですが、券売機が壊れてしまい修理代が出せなかったために、食券を前売り制にして、食券の発行を管理し、給与天引するためのシステムです。これは既に印刷してある5枚綴りの食券に、Accessが発行する「承認番号」なる番号を記入するためのもので、何番を何枚、誰に販売したかをシステムで管理し、月末に従業員別の集計をCSVで出力して、給与から天引きするようになっています。開発工数は3人日、Access VBA。

この2つのデータベース(MDBファイル)は、XP Professionalのマシンに置き、プログラムのMDBファイルは利用者のクライアントに配置して動かしていました。

2ケ月前、このデータベースが入っているXP Proのマシンのハードディスクがクラッシュし、ファイルは何とか復元できたものの、利用するクライアントからデータベースへのリンクが切れてしまったために、仕方なくスタンドアロンで運用してきたのだそうです。

しかしながら、さすがにスタンドアロンでは、そのマシンを使用している人に負荷が集中し、仕事にならなくなり、SOSがあったのは先々週のこと。たまたま先週その会社に行く仕事があったので、ついでに機能強化し、リリースしてきました。

以前はAccessのライセンスの問題があり、利用できるクライアントマシンが限定されていたのですが、今回はAccessのDeveloper ExtensionsとRuntimeを使用し、Accessのライセンスなしでインストーラからセットアップできるようにしましたので、利用できるマシンも増やすことができます。このようなAccessのランタイム化は、Access2000までは、Developer Editionを購入しないとできませんでしたが、2003からはMicrosoftが無償で提供してくれています。残念ながら日本語版は提供されていません(インストールが英語である以外は、英語版であることを意識することはないので問題ないと思います)。
インストーラを作るのもとても簡単ですので、システム投資が余りできない企業では使い道があるかもしれません。でも、Accessで社員が作るのは程々にしないと開発者が退職したときに大変ですから、考えものですよ。皆、私のような善意ある退職者とは限りませんからね。さすがの私も、次はお金取りますよ。

というわけでダウンロードは下記からどうぞ。

■Microsoft Access Developer Extensions 2007

■Microsoft Access Runtime 2007

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